Assistente Administrativo de Projetos

MissãoExecutar e controlar as rotinas administrativas e financeiras do time de DCI-Cluster Rio, incluindo processamento de pagamentos, gestão documental de contratos e compras e atualização de relatórios gerenciais. Atuar como interface entre fornecedores e os departamentos administrativo, contábil e financeiro da Hotelaria Alba e dos hotéis do Rio de Janeiro, a fim de garantir a integração e a confiabilidade das informações.ResponsabilidadesFinanceiro e pagamentos:Controlar as contas a pagar, processar os pagamentos e acompanhá-los junto às partes interessadas.Efetuar o lançamento de despesas fixas no sistema interno.Atualizar as planilhas financeiras com as transações diárias.Acompanhar as medições de fornecedores e gerenciar a emissão das notas fiscais dentro dos prazos.Compras e contratos:Solicitar propostas a fornecedores e acompanhar seu recebimento.Organizar a documentação dos processos de compra (RFPs).Emitir e acompanhar pedidos de compra e ordens de serviço.Cadastrar fornecedores no Requestia.Solicitar a elaboração dos contratos de propostas aprovadas, validar as versões com os fornecedores e acompanhar o processo de assinatura até a finalização.Controlar os vencimentos contratuais, incluindo prazos, garantias e seguros.Gestão documental:Controlar a documentação de fornecedores, como apólices de seguro, garantias, ARTs e notas fiscais.Organizar e arquivar os documentos contratuais e fiscais nas pastas do servidor.Relatórios e indicadores:Manter atualizado o relatório de CAPEX.Alimentar o dashboard do departamento no Power BI.Controlar os relatórios semanais de andamento das construtoras.Apoio administrativo:Apoiar o DCI na gestão de documentos e informações financeiras.Formalizar junto à Segurança a liberação de acesso de colaboradores terceiros e o agendamento das integrações.Auxiliar na gestão das agendas do departamento.

Qualificações e experiências requeridas:Graduação em Administração, Economia, Ciências Contábeis ou áreas afins.Conhecimento em processos financeiros, de compras e de gestão de contratos.Domínio do Pacote Office, com Excel avançado.Conhecimento em Power BI (desejável).Organização e atenção aos detalhes.Comprometimento com prazos e qualidade das entregas.Boa comunicação oral e escrita.